Skuteczna współpraca w firmie w oparciu o dokumenty elektroniczne

Skuteczna współpraca w firmie w oparciu o dokumenty elektroniczne

Nawet kiedy pracujemy sami nad określonymi dokumentami elektronicznymi to nie zawsze mamy pewność co w danym momencie było zmieniane oraz w jaki sposób następowały zmiany, o ile w takim przypadku zawsze mamy przynajmniej pewność, że dany dokument elektroniczny jest aktualny to już w przy pracy zespołowej takiej pewności możemy już nie mieć. Chodzi oczywiście o możliwość modyfikowania ważnych wykorzystywanych w firmie dokumentów przez różnych pracowników. W nowoczesnym oprogramowaniu przystosowanym do pracy w firmach istnieje możliwość kontrolowania bieżących wersji dokumentów elektronicznych.

Można także ograniczyć lub całkowicie wyłączyć możliwość dokonywania zmian w przypadku tych dokumentów, które w żadnym razie nie powinny takim modyfikacjom podlegać, jeśli chodzi o większość dokumentów elektronicznych stosowanych w firmach to taka edycja powinna się oczywiście pojawić, ale musi być ona dokonywana z zastosowaniem określonych zasad, związanych z pracą w zespole. Zawsze znajdować powinna się informacja o tym kto jest autorem danego pliku, oraz kto i jakie modyfikacje w przypadku danego pliku wprowadzał. Historia zmian jest w kontekście pracy zespołowej niezmiernie ważna, niezależnie już od wagi dokumentów elektronicznych, nie trzeba tracić także czasu na ewentualne przywracanie poprzednich wersji, w zależności jeszcze od rodzaju wykorzystywanych plików.

Wprowadzanie zmian może być także ograniczone do pracowników którzy zajmują się określonym zadaniem lub też mają przydzielone pewne role w systemie. Tutaj pojawia się także druga istotna funkcjonalność takich systemów a mianowicie możliwość szybkiego przekazywania takich dokumentów pomiędzy pracownikami. Dostęp do dokumentów elektronicznych może być a nawet powinien ograniczany na takich samych zasadach, niektórzy z pracowników mogą posiadać uprawnienia tylko i wyłącznie do przeglądania dokumentacji elektronicznej bez możliwości jej modyfikowania. Wszystkie te funkcje dotyczą zarówno podstawowych dokumentów wykorzystywanych w firmach jak i rozbudowanych raportów.

Zobacz również: kanbantool.com

Podobne wpisy:

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *